Secrétaire Assistant
inscrit au RNCP NSF 324T code 36804
Formation certifiante
520H
Niveau 4
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Le métier
L’emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Il effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l’entreprise et traite certains dossiers spécifiques. Le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de l’entreprise. Il en valorise l’image et est le relais de l’information, tant en interne qu’en externe.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Le secrétaire assistant assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunion set les déplacements. Assurant l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, il apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu’il a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise.
Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut également être demandée pour transférer un appel téléphonique ou prendre un message. L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils de bureautique et de communication, mais aussi de logiciels professionnels. Les horaires sont stables, même si l’amplitude des horaires de travail tend à s’élargir pour s’adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.
Objectifs
- Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités
- Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
Programme
Bloc de Compétences 1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités :
- Produire des documents professionnels courants
- Communiquer des informations par écrit
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations
- Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
- Planifier et organiser les activités de l’équipe
Bloc de Compétences 2 : Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines :
- Assurer l’administration des achats et des ventes
- Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale
- Assurer le suivi administratif courant du personnel
Module certification : Accompagnement et préparation à l’examen
Passerelles et débouchés possibles
Secrétaire, secrétaire administratif, secrétaire polyvalent, assistant administratif, assistant d’équipe, assistant d’entreprise.
Prérequis
Savoir lire, écrire, compter.
Avoir une première expérience dans le secteur et un projet professionnel validé sont un plus.
- Information collective et/ou entretien individuel
- Test de positionnement
- Élaboration d’un plan individuel de formation
Délai moyen : entre 1 et 6 mois
Prochaine session : nous contacter
Adaptation du format des parcours selon les besoins : présentiel, distanciel, mixte.
Contextualisation des apprentissages :
- Étude de cas
- Stage en entreprise
- Mise en pratique via les Entreprises d’Entrainement Pédagogique (EEP)
Parcours individualisés en fonction des besoins spécifiques de chacun et au regard des objectifs visés.
En cours de formation : évaluations formatives, auto-évaluations, mises en situation de certification
Évaluation sommative : passage de l’examen conformément au référentiel de la certification professionnelle
La certification professionnelle peut être acquise :
- par la validation de la somme des blocs de compétences constitutifs de la certification à l’issue du parcours de formation
- de façon modulaire et progressive, par capitalisation des blocs de compétences qui constituent la certification.
Certificateur : Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion
- 380h en centre
- 140h en entreprise
Durées indicatives, ajustables selon les besoins individuels
Cette formation est proposée dans les centres de formation suivants. Contactez-nous pour plus d’informations.
- Echirolles
- Chambéry
- Saint-Chamond
Accessibilité : Nos sites de formation sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.