L’emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Il effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l’entreprise et traite certains dossiers spécifiques. Le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de l’entreprise. Il en valorise l’image et est le relais de l’information, tant en interne qu’en externe.

Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Le secrétaire assistant assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunion set les déplacements. Assurant l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, il apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu’il a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise.

Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut également être demandée pour transférer un appel téléphonique ou prendre un message. L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils de bureautique et de communication, mais aussi de logiciels professionnels. Les horaires sont stables, même si l’amplitude des horaires de travail tend à s’élargir pour s’adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.