Secrétaire assistant.e

Formation certifiante
Eligible au CPF
Niveau IV
500h

Le métier

L’emploi de secrétaire assistant.e se caractérise par une grande polyvalence. Le.la secrétaire assistant.e intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Il.elle effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l’entreprise et traite certains dossiers spécifiques.

Le.la secrétaire assistant.e contribue à la qualité de la communication de l’entreprise. Il.elle en valorise l’image et est le relais de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe. Il.elle facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Le.la secrétaire assistant.e assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.

Assurant l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, il.elle apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu’il.elle a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise. Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut également être demandée pour transférer un appel téléphonique ou prendre un message. L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils bureautiques et de communication, mais aussi de logiciels professionnels. Les horaires sont stables même si l’amplitude des horaires de travail tend à s’élargir pour s’adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.

  • Objectifs
  • Pré-requis
  • Programme
  • Lieux
Objectifs

Produire des documents professionnels courants à l’aide de logiciels, traiter les opérations administratives, gérer le suivi administratif courant du personnel

 

Organiser la traçabilité et la conservation des informations

 

Planifier et organiser les activités d’une équipe, les réunions et les déplacements

 

Participer à l’élaboration d’un budget

 

Accueillir et renseigner les visiteurs physiquement et/ou téléphoniquement

Pré-requis

Attester d’un niveau V. Connaissances des logiciels de bureautique

 

Disposer de capacités relationnelles et des aptitudes physiques

Programme

CCP 1 : ASSISTER UNE ÉQUIPE DANS LA COMMUNICATION DES INFORMATIONS ET L'ORGANISATION DES ACTIVITÉS

- Produire des documents professionnels courants

- Communiquer des informations par écrit

- Assurer la traçabilité et la conservation des informations

- Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement

- Planifier et organiser les activités de l'équipe

 

CCP 2 : TRAITER LES OPÉRATIONS ADMINISTRATIVES LIÉES À LA GESTION COMMERCIALE ET AUX RESSOURCES HUMAINES

- Assurer l'administration des achats et des ventes

- Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes

- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale

- Assurer le suivi administratif courant du personnel

 

Module certification : accompagnement et préparation à l’examen

Lieux

Villeurbanne, Andrézieux-Bouthéon

 

Quel métier puis-je exercer ?

Secrétaire, Secrétaire administratif, Secrétaire polyvalent, Assistant.e administratif.ve, Assistant.e d’équipe,
Assistant.e d’entreprise


 


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